Online interacteren we meer dan ooit tevoren, waarbij één-op-één communicatie een steeds belangrijkere rol in het aankoopproces inneemt. Live via de chatfunctie op social media of 24/7 geautomatiseerd via spraakassistenten als Google Home. Wanneer bots een verkoopgesprek voeren waarbij het liefste ook daadwerkelijk een aankoop wordt afgerond, dan spreken we over conversational commerce. De ontwikkeling van een goede bot is niet zo eenvoudig als sommige media doen geloven. De voordelen en de business case, in veel gevallen, wel.
Bots zijn meestal de hoeksteen van conversational commerce. Bots kennen verschillende voordelen: ze zijn altijd beschikbaar, eenvoudig in gebruik, en laagdrempeliger in gebruik dan de telefoon. Ze zijn per definitie schaalbaar en u capteert ook nog eens heel veel data uit de gesprekken die uw bots voeren. Bots kunnen een deel van de (veel voorkomende) vragen die bij uw medewerkers uitkomen automatisch beantwoorden, waardoor u de facto geld bespaard. Het inrichten van een naadloze overgang van bots naar live chat is noodzaak in conversational commerce. De praktijk leert dat bots, ondanks hun zelflerend vermogen, nog niet op alles kunnen antwoorden. Omdat klanten een instant antwoord verwachten zou u altijd in staat moeten zijn om een geautomatiseerde chat reactief (op vraag van de gebruiker) of proactief (op basis van een kwaliteitsmeting van het gesprek) over te kunnen nemen.
SAMENGEVAT
Online interacteren we meer dan ooit tevoren, waarbij één-op-één communicatie een steeds belangrijkere rol in het aankoopproces inneemt. Live via de chatfunctie op social media of 24/7 geautomatiseerd via spraakassistenten als Google Home. Wanneer bots een verkoopgesprek voeren waarbij het liefste ook daadwerkelijk een aankoop wordt afgerond, dan spreken we over conversational commerce. De ontwikkeling…
De gebruikservaring speelt een sleutelrol in de interactie met een bot. Evenals in een stenen winkel is het bij (geautomatiseerde) digitale dialogen belangrijk om de klant op een vriendelijke manier aan te spreken. Wanneer u de vergelijking met uw winkel en winkelpersoneel maakt, dan is het ook direct duidelijk dat het essentieel is om de conversatie op het juiste moment in te zetten. Soms komt u in een winkel en wenst u gewoon even rond te kijken. Een verkoper die dan direct op u afstormt schrikt af. Op een ander moment kan u juist hulp gebruiken en mag dat niet te lang duren, anders verlaat u de winkel weer. Van uw verkoper verwacht u antwoorden – in een digitaal dialoog verwacht u dat dus ook. Ontwikkelt u een bot? Deze stelt dan het beste vooraf wat hij wel of niet kan doen.
Ongetraind kan u de bot het beste niet in uw winkel plaatsen. Bots – in tegenstelling tot echte mensen – kunnen ook een reeks onverwachte vragen verwachten. Zo zijn ‘Wat is je naam?’ en ‘Spreek ik met een echt persoon?’ vragen die winkelpersoneel zelden te horen krijgt.
User experience
Essentieel in De afhandeling van klantreacties via webforms en social media
Data & AI
De opvolging van online productbeoordelingen (op sites van derden)
Integraties (API)
Self-service d.m.v. informatievoorziening en online hulpmiddelen
Ongetraind kan u de bot het beste niet in uw winkel plaatsen. Bots – in tegenstelling tot echte mensen – kunnen ook een reeks onverwachte vragen verwachten. Zo zijn ‘Wat is je naam?’ en ‘Spreek ik met een echt persoon?’ vragen die winkelpersoneel zelden te horen krijgt.
E-mailmarketing is een krachtig instrument om (potentiële) klanten te bereiken en een duurzame relatie met hen op te bouwen. E-mail is direct en persoonlijk. De effectiviteit van uw e-mailinspanningen is daarnaast goed meetbaar in de meeste oplossingen voor e-mailmarketing.
Uiteraard zijn er ook negatieve nadelen van e-mailmarketing. E-mail wordt regelmatig geassocieerd met spam, ofwel ongevraagde e-mail. Om dit te voorkomen dient u alleen prospects en klanten aan te schrijven die hun e-mailadres bij u hebben achtergelaten, waardoor het bereik van uw campagne per definitie beperkt is.
Om uw e-mailactiviteiten te professionaliseren bouwt u het beste een klantenbestand en kiest u voor specifieke e-mail software zoals Mailchimp.
Wanneer u werkt met persoonsgegevens, dan moet u aan verschillende regels voldoen. De meest belangrijk is de General Data Protection Regulation (GDPR) van de EU.
Wanneer uw webshopbezoeker zijn of haar e-mailadres kenbaar maakt wordt de deur geopend voor het meest krachtige marketinginstrument sinds jaren: e-mailmarketing.
De dienstverlening van EMAKERS op dit vlak is verdeeld over twee complementaire diensten:
- geplande e-mail campagnes, zoals periodieke nieuwsbrieven en actiemails;
- geautomatiseerde e-mail campagnes, zoals welkomstmails (onboarding) en transactiemails.
Geautomatiseerde e-mailmarketing is in feite het automatisch versturen van vooraf gemaakte e-mailings op basis van bijvoorbeeld het gedrag van de klant (een klant triggert iets) of de klanthistorie. Geautomatiseerde e-mailmarketing kan talloze verkoop- en servicedoelstellingen hebben.
EMAKERS helpt bedrijven onder meer e-commerce te professionaliseren met behulp van geautomatiseerde e-mailmarketing. We helpen (merk) producenten met de opzet en exploitatie van diverse typen e-mails, waaronder:
- e-mails om nieuwe klanten/prospects welkom te heten;
- e-mails met aanbevelingen voor de klant of prospect;
- e-mails ondersteunend aan het verkoop- en/of serviceproces.
Welkom e-mails of onboarding
Wanneer een klant zich bij u registreert – bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, als nieuwe (proef)klant, om een whitepaper te kunnen downloaden of voor een evenement – kan hij of zij u toestemming geven om benaderd te worden per e-mail. Doelstelling zou nu kunnen zijn uw klant of prospect druppelsgewijs bekend te maken met uw product, gebaseerd op een vooraf gedefinieerde tijdslijn of zijn acties op uw website. Denk bijvoorbeeld aan:
- een welkomst e-mail, met als doelstelling de klant te activeren naar een vervolgstap;
- het aanbieden van een “cursus” om bekend te geraken met uw product (de cursus an sich kan al een reeks opeenvolgende mails bevatten);
- een “Heeft u nog vragen?” of “Kunnen we u helpen?” e-mail, zeker als er na registratie weinig andere interactie door u wordt geregistreerd;
- een e-mail om uw prospect te helpen een profiel te vervolledigen of persoonlijke voorkeuren voor de samenwerking met u aan te geven; dit is zeker relevant wanneer u bijvoorbeeld heeft geregistreerd dat hij of zij uw “Persoonlijke instellingen”-pagina heeft bezocht, maar daar geen veranderingen heeft aangebracht;
- een e-mail om hem of haar aan te sporen tot een eerste aankoop.
Bij het druppelsgewijs automatisch sturen van e-mails naar klanten is de frequentie een heel belangrijk gegeven. U dient continu naar uw e-mailrapportage te kijken of uw e-mails goed presteren. Te veel e-mail in te korte tijd zal uw klanten irriteren, terwijl zij u vergeten wanneer u te weinig e-mails stuurt.
Het is ook belangrijk om hen van tevoren voor te bereiden waarvoor zij registreren. Wanneer het bijvoorbeeld vooraf duidelijk is dat ze gedurende een zestal weken iedere vrijdag een e-mail ontvangen met inspiratie voor het weekend, dan zullen zij zich bewust engageren en uw e-mails niet als ongewenst bestempelen.
E-mails met een (product) aanbeveling
Hoe meer een webshop weet van u of uw aankoopgewoontes, des te beter de webshop kan voorspellen welk product voor u relevant is. Zogenaamde aanbevelingsalgoritmes zijn dan ook de hoeksteen van de meest succesvolle webwinkels.
E-mails met (product) aanbevelingen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:
- voormalige aankopen van de klant: de klant kocht vorig jaar in dezelfde tijd een product van een productgroep relevant in een specifiek seizoen, of de klant kocht enkele maanden geleden een product dat bijna opgebruikt zal zijn;
- specifieke profieleigenschappen van de klant: u weet bijvoorbeeld dat hij of zij jarig is op een bepaalde dag en stuurt felicitaties inclusief een kortingscoupon aan de jarige;
- andere klanten met een vergelijkbaar profiel: wanneer enkele producten bijvoorbeeld vaak samen gekocht worden, dan kan u het geassocieerde product als cross-sell voorstellen aan de klant.
E-mails ondersteunend aan het verkoop- en/of serviceproces
De meest gekende vorm van geautomatiseerde e-mailmarketing is waarschijnlijk de bevestiging van uw bestelling. Wanneer uw bestelling bevestigd en betaalt heeft ontvangt u meestal vrijwel direct een bevestiging van deze bestelling, bij een fysiek product meestal de daaropvolgende dagen gevolgd door een e-mail (van de logistieke dienstverlener) dat het product onderweg is.
Geautomatiseerde e-mailings kunnen in het verkoopproces echter op veel andere manieren worden ingezet met als doelstelling meer te verkopen (uw conversie van interesse naar aankoop te verhogen) of na verkoop een hogere tevredenheid te beogen (en bijvoorbeeld retouren te vermijden, aanbevelingen aan te moedigen).
Bijvoorbeeld:
- e-mails op basis van sterke verkoopsignalen: wanneer uw klant (bijvoorbeeld) een uitgebreide vergelijking doet van producten op de website of een uitgebreide configuratie van het product uitvoert, dan kan u er van uitgaan dat hij of zij een serieuze aankoopinteresse heeft; wanneer het product vervolgens niet in de winkelwagen wordt geplaatst is er wellicht iets fout gegaan of heeft de klant ergens anders een interessant aanbod gevonden; een eenvoudige e-mail met de vraag: “Wij noteerden uw interesse, kunnen we ergens mee helpen?” zou de klant toch toch nog over de streep kunnen halen;
- e-mails op basis van (wijzigingen) in wishlists: wanneer uw website klanten in staat stelt een wishlist aan te leggen, kan u klanten actief benaderen wanneer (bijvoorbeeld) bepaalde producten uitverkocht dreigen te raken of andere producten in prijs verlaagd zijn;
- e-mails ter herinnering van een zogenaamde verlaten winkelwagen (abandoned shopping cart) of een bestelling die niet vervolledigd is: tijdens het aankoopproces zijn er talloze afleidingen en soms ontstaat een technisch probleem, bijvoorbeeld in de koppeling met de betaalleverancier; wanneer een klant een bestelling niet afrondt is een herinnering per e-mail, met daarin de inhoud van het winkelwagentje en een duidelijke betaalbutton, opportuun;
- e-mail ter bevestiging van een bestelling; e-mail waarin de klant wordt bedankt voor zijn of haar bestelling, aangevuld met een overzicht van de inhoud en prijs (en eventuele betaalinstructies, wanneer de betaling nog niet is voltooid) en een verwachte bezorgtijd;
- e-mail ter bevestiging van een (automatische) herhaalbestelling of renewal: voornamelijk relevant bij abonnementsdiensten (u stuurt uw klant bijvoorbeeld iedere maand een bepaald product);
- e-mail rondom de verzending van bestelde producten: meestal gestuurd door uw logistieke dienstverlener om u te melden dat uw product klaar staat voor verzending (of dat de verzending vertraging heeft), dat de verzending onderweg is (inclusief verwachte leverdatum), dat het product is afgeleverd (of opgehaald kan worden), of dat een bezorgpoging is gedaan;
- een service e-mail enkele dagen na aflevering van de verzending: hierin kan u vragen of de klant tevreden is met het product en of hij deze eventueel zou willen beoordelen op uw of een externe site; door een servicevraag te stellen kan u bijvoorbeeld een retour (vanwege ontevredenheid) vermijden.
Mogelijk met ieder e-commerce platform
Met geautomatiseerde e-mailings haalt u het beste uit uw klantenbestand en de verschillende klantinteracties. eMakers werkt met generieke, populaire, technologie zodat er vrijwel altijd een oplossing bestaat die geconnecteerd kan worden aan uw e-commerce platform.
De opzet en het beheer van een geautomatiseerde e-mailaanpak is verkrijgbaar vanaf 125 euro per maand bij een jaarcontract, inclusief eenmalige opmaak van een standaard e-mailsjabloon en een maandelijkse A/B-test en managementrapportage.
Terwijl de oorsprong van marketing ligt in een grondige situationele analyse en een creatieve benadering om de gedefinieerde doelgroepen te bereiken, is de basis van marketing door zettabytes aan gegevens enorm veranderd in ons internettijdperk. Tegenwoordig kunnen prospects gemakkelijk worden benaderd via digitale kanalen zoals e-mail of andere pushmeldingen, op een moment dat we denken dat ze ‘open’ staan om onze boodschap te ontvangen.
Om deze benadering naar grote klantengroepen te schalen, automatiseren we specifieke terugkerende taken. Meestal wordt dit type marketing automation (marketingautomatisering) geïnitieerd door triggers op basis van het klantgedrag (zoals een verlaten winkelmand) of specifieke momenten (zoals verjaardagen).
Van verkooptrechter naar vliegwiel
Traditioneel gebruiken marketing en sales zogenaamde funnels (trechters) om hun inspanningen te volgen. Funnels geven onderaan echter een eindpunt weer. Het uitgangspunt bij het gebruik van funnels is dat prospects van de ene fase naar de andere gaan, terwijl in de dagelijkse praktijk verschillende micromomenten samen bijdragen aan een aankoop. Onderaan de funnel vinden we klanten, maar omdat deze funnels een eindpunt zijn, wordt niet aangekaart hoe deze klanten een bedrijf kunnen helpen verder groeien.
Een vliegwiel is een energiezuinige schijf op een as. De hoeveelheid energie die het opslaat, hangt af van hoe snel u het draait, hoeveel wrijving er is en de samenstelling van het wiel zelf. Denk aan uw fietswiel: u draait het, en zelfs wanneer u het loslaat, blijft het wiel draaien. Vliegwielen vertegenwoordigen een nieuwe benadering van klantacquisitie, geschikt in een geautomatiseerde marketingwereld. Ze vertegenwoordigen een circulair proces waarin elk klantcontact potentiele groei voedt. U kan het vliegwiel sneller laten draaien door verschillende triggers (parallel) te activeren en u kan potentiële frictie verwijderen door (bijvoorbeeld) de UX te optimaliseren.
Beginnen met marketingautomatisering
Marketingautomatisering is niet een kwestie van het snel installeren van een plugin of ander wondermiddel. Gebruikmakend van het vliegwiel als referentie, begint marketingautomatisering met het identificeren van triggers die relevant zijn voor uw doelgroep. Eenmaal geïdentificeerd en geprioriteerd, kunnen de acties voor deze triggers stapsgewijs worden geïmplementeerd.
Omdat startvolumes meestal relatief laag zijn, is het effect van de gedefinieerde acties vaak niet direct zichtbaar. Deze effecten kunnen echter wel nauwlettend worden gevolgd en na verloop van tijd heeft u voldoende gegevens om uw inspanningen te optimaliseren. Tegelijkertijd kunt u met nieuwe triggers / acties opschalen en het vliegwiel met meer kracht draaien.
De meest succesvolle maakbedrijven kennen vaak een gedreven verkoopmentaliteit. Het is evident dat een dergelijke organisatie zijn verkoopinspanningen ook digitaal doorvoert. Dat kan bijvoorbeeld door middel van een promotionele actiemail, meestal gericht op een enkel doel. Denk bijvoorbeeld aan: verkoop van uw oude stock of een uitnodiging om de nieuwe collectie te bezoeken in de showroom.
Bedrijven actief in de maakindustrie kunnen beroep doen op de knowhow van EMAKERS wanneer ze een mailing willen die presteert. Gewapend met ervaring en kennis van de meest converterende e-mailings bieden wij:
- de opmaak van een actiemail (gebaseerd op uw totaalcampagne);
- eenmalige opschoning van uw database met ontvangers;
- de teksten en buttons noodzakelijk voor uw mailing – wij gaan er van uit dat u (stock)fotografie en specifieke campagne elementen zelf aanlevert;
- testverzending type A/B, waarin wij variëren met twee verschillende onderwerpregels en een element uit uw actiemail;
- verzending via professionele e-mail software in die combinatie die het beste presteert;
- onderhoud van uw database met ontvangers op basis van zijn/haar voorkeuren;
- rapportage rondom de prestatie van uw mailing.
De actiemail kan een rendabele periodieke aanvulling zijn op uw nieuwsbrief, met een dwingendere call to action. Als stelregel hanteren wij dat uw klanten maximaal twee keer per maand een e-mailing ontvangen en dat die twee momenten (met uitzondering van eventuele crisiscommunicatie) minimaal een week van elkaar verwijderd zijn.
U kan er voor kiezen de actiemail rechtstreeks naar een (product)pagina op de eigen website te routeren, ofwel naar een landingspagina speciaal ontwikkeld voor uw campagne.
Veel ondernemingen hanteren een periodiek contactmoment per e-mail naar de volledige mailbare database of enkele segmenten. De nieuwsbrief stelt het bedrijf in staat om (bijvoorbeeld) per seizoen een nieuwe collectie voor te stellen of specifieke thema’s toe te lichten.
EMAKERS helpt makers met de productie van digitale nieuwsbrieven die gelezen worden. Wanneer u de nieuwsbrief uit handen geeft kan u zich richten op uw kerntaken.
Ons aanbod omvat o.m.:
- eenmalig advies rondom het capteren van e-mailadressen via uw website;
- eenmalige opmaak van een sjabloon op basis van uw stijlgids;
- eenmalige opschoning van uw database met ontvangers;
- teksten voor uw mailing – wij gaan er van uit dat u de fotografie zelf aanlevert;
- testverzending type A/B, waarin telkens een element van uw nieuwsbrief wordt verbeterd;
- verzending via professionele e-mail software;
- onderhoud van uw database met ontvangers op basis van zijn/haar voorkeuren;
- rapportage rondom de prestatie van uw mailing.
U kan kiezen uit een maandelijkse, tweemaandelijkse of kwartaalnieuwsbrief. Met uitzondering van specifieke situaties adviseren wij in principe uw nieuwsbrief niet frequenter uit te sturen (uw nieuwsbrief zou als ongewenst ervaren kunnen worden) of minder frequent (uw ontvanger “vergeet” u).
Tevens kan er gekozen worden om de ontvangers van uw nieuwsbrief te segmenteren en verschillende variaties van uw e-mail te ontwerpen. Op deze manier beogen wij de relevantie van uw nieuwsbrief voor de ontvanger te verhogen, en daarmee de prestatie te verbeteren.
EMAKERS kan de e-mailing voorbereiden op basis van een door u aangeleverd bestand met nieuwe ontvangers – en/of u kan ons een automatische koppeling met uw website laten realiseren.
Rapportage rondom de prestatie van uw mailing
Onderdeel van onze standaard dienstverlening is een beknopt rapport over de prestatie van uw mailing, met daarin onder meer beschreven welk percentage van uw mailing niet goed werd bezorgd, wie uw e-mailing opende, wie uw mailing als ongewenst (SPAM) kenmerkte, wie zich uitschreef op uw bestand, wie doorklikte op 1 of meerdere artikelen (en welke artikelen) en welke artikelen het beste scoorde. Het rapport beschrijft de verschillende prestaties onder meer per apparaat en tijdstip. Zo komt u bijvoorbeeld te weten of u moet optimaliseren voor de mobiele telefoon en op welk tijdstip u uw klantenbestand het beste kan aanschrijven.
GDPR
GDPR – de EU-regelgeving rondom privacy – staat voor General Data Protection Regulation en is in het Nederlands vertaald naar AVG, ofwel Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als onderneming biedt de regelgeving u handvatten rondom alles wat u met klantdata mag doen. Als resultaat zal u op uw legitieme direct marketingactiviteiten mogelijk een betere respons ontvangen. Het consumentenvertrouwen in (bijvoorbeeld) e-mailmarketing zal immers verbeteren. Wanneer u actief bent in meerdere EU-landen, dan vereenvoudigt de nieuwe regelgeving uw marketingactiviteiten aanzienlijk. Doordat de basisregels binnen de hele EU gelijk zijn, zal u uw campagnes eenvoudiger Europees kunnen uitrollen. Uw overzeese concurrenten zijn overigens verplicht dezelfde regelgeving na te leven, waardoor u geen nadeel zal ondervinden ten opzichte van hen.
De gegevens die u (direct of indirect) kan toeschrijven aan een natuurlijke, identificeerbare, persoon, zijn persoonsgegevens. Typische voorbeelden zijn hier een naam, e-mailadres of telefoonnummer. Maar ook de zoekgeschiedenis of een IP-adres zijn, bijvoorbeeld, persoonsgegevens. Iedere onderneming heeft dergelijke gegevens wel ergens opgeslagen, verzamelt deze actief of gebruikt deze voor analyse. U verwerkt dan persoonsgegevens en bent – op een enkele uitzondering na gelaten – verplicht de wetgeving te volgen.
De GDPR verplicht u transparant om te gaan met de rechten van de consument. Consumenten hebben het recht de bij u over hen opgeslagen gegevens op te vragen (welke u binnen 30 dagen moet beantwoorden), het recht dat deze gegevens worden overgedragen naar een andere leverancier en zelfs het recht om volledig uit al uw systemen verwijderd (‘vergeten’) te worden. Let op: wanneer u een verzoek tot ‘vergeten’ ontvangt, dan moet u deze eigenlijk ook uit uw back-ups verwijderen. Voor de meeste ondernemingen is dit – begrijpelijk.. – geen eenvoudig proces.
Transparantie betekent ook dat u uw (potentiele) klanten actief over hun rechten informeert. Dit betekent dat u moet beschikken over een duidelijke privacyverklaring. Uiteraard dient u de gegevens adequaat te beschermen tegen een inbraak door hackers of menselijke fouten. Bent u toch slachtoffer van een datalek? Dan moet u binnen 72 uur nadat u deze ontdekt heeft een melding doen aan de Privacycommissie.
Op de verwerking van specifieke ‘gevoelige’ persoonsgegevens staat een verbod. Dit zijn bijvoorbeeld zaken als ras, politieke opvattingen, lidmaatschappen vakbond, informatie over de seksuele geaardheid of genetische informatie. In de meeste gevallen mag u persoonsgegevens wel verwerken, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden. U dient dan wel vooraf toestemming te hebben ontvangen van uw klant of prospect. Uiteraard kunnen persoonsgegevens ook verwerkt worden voor de levering van uw producten en diensten of omdat u aan wettelijke verplichtingen moet voldoen.
U bent verplicht om zelf een register met uw verwerkingsactiviteiten bij te houden. Dat klinkt omslachtig, maar is een goede zaak. In de oude regels moest u immers telkens weer uw verwerkingsactiviteiten aanmelden bij de Privacycommissie. In dit register vermeld u uiteraard het doel van de verwerking en de categorieën van persoonsgegevens die u verwerkt heeft. Daarnaast meldt u de namen en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijken.
Bepaalde ondernemingen moeten ook een Data Protection Officer (DPO) aanstellen. Deze – in goed Nederlands.. – gegevensbeschermingsfunctionaris is verplicht voor bedrijven die regelmatig of gevoelige gegevens verwerken. Hij of zij kan door een onderneming ook vrijwillig worden aangesteld. Ook is dit niet per definitie 1 van uw medewerkers. De DPO kan er ook op toezien dat het principe van privacy by design wordt gehanteerd bij nieuwe projecten waarbij persoonsgegevens een rol spelen. Wanneer u nog geen DPO heeft aangesteld, dan doet u er verstandig aan om dat te doen en hem of haar verantwoordelijk te maken voor de initiele audit waarin u analyseert wat de impact van GDPR is op uw bedrijfsvoering.
Wanneer woorden als CRM, data analytics, e-mailmarketing en remarketing u bekend in de oren klinken dan bent u mogelijkerwijs al op een geavanceerdere manier bezig met direct marketing. Ten opzichte van de oude regels, zijn er nieuwe regels gemaakt rondom de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij bepaalde aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd om een voorspelling te doen rondom zijn of haar (koop) gedrag. Iedereen heeft het recht om uitgesloten te worden van dit type activiteiten (beter bekend als profiling) en andere vormen van geautomatiseerde besluitvorming. Uitzonderingen hierop zijn wanneer dit nodig is om een overeenkomst te sluiten, het wettelijk is toegestaan of wanneer dit is gebaseerd op een uitdrukkelijke toestemming.
De nieuwe privacyregels gelden voor iedereen. Er kan helaas geen eenvoudige zwart/wit vergelijking worden gemaakt tussen kleine en grote ondernemingen om de impact van GDPR te bepalen. Een klein marketingbureau kan bijvoorbeeld heel actief zijn met klantgegevens – terwijl dat bij een grote bouwondernemingen minder een rol kan spelen. Primair blijft het uitgangspunt de data die u als onderneming bewerkt.
Aan veel van de op deze pagina genoemde regels voldoet u wellicht al impliciet. Het is verplicht om uw privacybeleid expliciet te maken en is aan te raden om binnen uw onderneming te benoemen wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor de meeste ondernemingen kan dit in enkele pagina’s worden samengevat, waarna wij u adviseren om uw eigen medewerkers, de partners waarmee u samenwerkt en uw klanten actief hierover te informeren. Om de impact voor uw organisatie te bepalen dient u te inventariseren:
- een initiële analyse waarin u in kaart brengt welke data u gebruikt binnen uw onderneming, waar die vandaan komt, wie er (in- en extern) toegang toe heeft en waarom u die bijhoudt; binnen de nieuwe regels heet dit de Data Protection Impact Assessment (DPIA);
- het aanstellen van een Data Protection Officer (DPO);
- het hernieuwen van uw privacybeleid, inclusief het aanmaken van een dataverwerkingsregister;
- het aanpassen van de processen binnen uw onderneming en het aanpassen van uw contracten met leveranciers, de arbeidsovereenkomsten, enzovoort; veel ondernemingen werken met een ‘houtje touwtje’ oplossing en handmatige koppelingen tussen verschillende databronnen, met verschillen in databron als gevolg – de nieuwe regels schreeuwen om een professionalisering op dit gebied;
- verbetering van de (technologische) beveiliging van de gegevens in uw beheer.
Wanneer u werkt met externen, dan doet u er goed aan de contracten met hen te herzien en/of een specifieke clausule rondom privacy toe te voegen. Zo zou u er bijvoorbeeld minstens op moeten kunnen vertrouwen dat uw partner voldoende veiligheidsmaatregelen neemt tegen eventuele datalekken.
De nieuwe privacyregels stellen dat de contacten in uw database ofwel expliciet toestemming hebben moeten geven (“consent”) of dat u een gerechtvaardigd belang moet hebben om deze in uw database te hebben (“legitimate interest”). De meeste ondernemingen hebben e-maillijsten die ze actief bewerken met verschillende marketingacties. Voor het e-mailen naar een contact moet je expliciete toestemming hebben. Dit betekent eigenlijk dat u moet kunnen aantonen dat u de adressen via een opt-in heeft verkregen, waarbij u heeft bijgehouden wanneer zij specifiek zijn akkoord gegaan, met wat en via welk IP-adres. Veel ondernemingen hebben een e-maillijst gebaseerd op een spreadsheet hier en wat visitekaartjes daar. U doet er dan goed aan uw contacten expliciet om goedkeuring, bijvoorbeeld via een nieuwe opt-in campagne, te vragen. EMAKERS voerde regelmatig dergelijke campagnes uit en onze ervaring leert dat uw contactenlijst waarschijnlijk zal worden gedecimeerd. Het is daarom een makkelijke voorspelling dat de meeste bedrijven een grote voorjaarsschoonmaak zullen doen op hun klantendatabase en u een veel kwalitatiever bestand daarvoor zal terugkrijgen.
Vergeet niet dat u bij nieuwe projecten het beste een privacy by design methodiek kan hanteren en u een meldplicht heeft wanneer u ondanks uw inspanningen toch een datalek ontdekt.
De nieuwe privacywetgeving is identiek in de hele EU. Wanneer u actief bent in markten buiten de EU, dan spreekt het voor zich dat daar andere (strengere) privacyregels kunnen gelden waaraan u moet voldoen.